Una volta conclusi gli atti del Papa a Madrid, al di là dell’analisi di discorsi, messaggi e gesti, non dovrebbe passare in secondo piano una valutazione a sé stante: l’organizzazione materiale del viaggio.
Chi ha lavorato almeno una volta alla produzione di grandi eventi sa che la perfezione assoluta non esiste. Spostare centinaia di migliaia o addirittura milioni di persone in una grande città, coordinare scenari diversi, gestire gli accessi, garantire la sicurezza, organizzare gli spostamenti, seguire i media e mantenere un’agenda complessa con molteplici atti è un compito di enorme difficoltà. Basta osservare i problemi che periodicamente emergono nei festival musicali, nelle finali sportive o negli eventi internazionali per comprendere la portata della sfida.
Proprio per questo merita un riconoscimento speciale ciò che è accaduto in questi giorni a Madrid. L’agenda si è svolta con una puntualità quasi impossibile in eventi di questa portata. I diversi scenari hanno funzionato in modo coordinato. Gli spostamenti di massa si sono verificati senza incidenti rilevanti. La copertura audiovisiva ha permesso di seguire gli atti con qualità da numerosi Paesi. E la comunicazione con i media è stata costante, ordinata ed efficace.
I discorsi arrivavano alle redazioni con un anticipo sufficiente affinché i giornalisti potessero preparare titoli, angolazioni e servizi informativi senza improvvisazioni dell’ultimo minuto. Il segnale internazionale distribuito da Vatican News ha funzionato con una precisione straordinaria, consentendo di seguire in tempo reale ogni spostamento, ogni incontro e ogni intervento del Santo Padre. I centri stampa hanno avuto a disposizione informazioni aggiornate praticamente al minuto e il coordinamento comunicativo ha evitato gran parte dei problemi che di solito emergono in eventi di questa magnitudine.
Ma la dimensione comunicativa è solo una parte del successo. Il dispositivo di mobilità e sicurezza ha permesso al Papa di percorrere diversi punti nevralgici di Madrid in un’agenda straordinariamente impegnativa. In pochi giorni si sono susseguiti incontri istituzionali, appuntamenti pastorali, atti di massa, spostamenti in diverse zone della città e comparse pubbliche senza che il ritmo abbia provocato disallineamenti significativi. Il coordinamento tra Polizia Nazionale, servizi del traffico, trasporto pubblico, emergenze e squadre di sicurezza è stato semplicemente eccellente.
Non va nemmeno sottovalutato l’aspetto tecnico. Audio, illuminazione, segnale audiovisivo, piattaforme per i media, spazi riservati alla stampa, sistemi di accredito, accessi differenziati e copertura di ogni atto hanno funzionato con un’efficacia poco comune. Il normale in operazioni di queste dimensioni è che si verifichino colli di bottiglia, ritardi, problemi di accesso o guasti di comunicazione. L’eccezionale è che siano stati appena percepibili.
Dietro quell’immagine ci sono migliaia di ore di lavoro e un coordinamento molto complesso tra istituzioni molto diverse. Comune, Arcidiocesi, Polizia Nazionale, Delegazione del Governo, Conferenza Episcopale, servizi di emergenza, équipe tecniche, responsabili della comunicazione, professionisti audiovisivi e centinaia di lavoratori anonimi hanno fatto parte di un ingranaggio che, visto dall’esterno, ha funzionato con una precisione poco frequente.
Non si tratta di distribuire elogi gratuiti. Si tratta semplicemente di riconoscere una realtà oggettiva. Mentre gran parte dell’attenzione pubblica si concentra sui messaggi del Papa, si stava sviluppando parallelamente un’operazione logistica di enorme complessità che ha permesso a tutto di funzionare con un’efficacia eccellente.
In effetti, l’esperienza di questi giorni dovrebbe essere oggetto di studio per futuri eventi su larga scala, anche all’interno del Vaticano stesso. La combinazione di sicurezza, mobilità, comunicazione, produzione audiovisiva e attenzione ai media ha dimostrato un livello di professionalità che merita di essere sottolineato. Non è abituale vedere un’agenda così intensa svolgersi con una simile fluidità. Da qui vogliamo ringraziare e congratularci con tutti i responsabili.